Бухгалтер вне офиса: услуги аутсорсинга
Каждый руководитель заинтересован в подборе профессионального и опытного бухгалтера для своей фирмы. Если компания небольшая — в целях экономии оптимальным решением нередко становится привлечение специалиста на частичную занятость. Почти всегда бухгалтеры, занятые на небольших предприятиях, совмещают эту деятельность, занимаясь ведением бухучета в нескольких компаниях. Это позволяет им получать среднерыночную зарплату.
Претенденты, стремящиеся занять вакантную должность бухгалтера, обладают разной степенью профессионализма. Бывает, что при весьма средней квалификации потенциальный сотрудник требует высокой заработной платы. При этом он может предложить только незначительные навыки, не поднимаясь выше уровня бухгалтерских проводок, и практически не разбирается в нормативных документах, которые декларируют нормы бухучета и налоговых сборов. Хороший специалист не может «стоить» дешево.
Если руководитель подбирает бухгалтера для своего предприятия самостоятельно, он может легко ошибиться, оценивая степень познаний претендента. Определить, насколько высок профессиональный уровень специалиста, можно лишь, владея специфическими знаниями, кроме того, для этого необходимо время и определенный опыт.
Не лучше обстоит дело при поисках главного бухгалтера посредством интернета и СМИ, — это, по сути, покупка «кота в мешке». Многие полагаются на рекомендации своих знакомых, в результате такого доверия можно не только остаться без грамотного специалиста, но и испортить отношения со знакомыми.
Более удачным может стать подбор бухгалтера через агентство, однако столь серьезные расходы могут позволить себе далеко не все — обычно подобная услуга имеет цену, сопоставимую с 20% годового заработка специалиста.
На бухгалтерии экономить нельзя!
На малых предприятиях специалист чаще всего ведет необходимый учет на дому или приходит в офис на несколько часов в неделю. При этом он вполне может совмещать работу одновременно на нескольких предприятиях. Требовать от такого работника идеального выполнения обязанностей нет смысла.
Обычно его деятельность ограничивается ведением бухгалтерского и налогового учета, иногда к этому добавляется управленческий учет. Стоит отметить, что в такой ситуации специалист редко несет хоть какую-то ответственность за свою деятельность. Фактически за все отвечает руководство компании, утешаясь тем, что подобный специалист обычно обходится недорого.
Неполная занятость бухгалтера влечет за собой необходимость оборудовать для него рабочее место, закупить мебель и оргтехнику. Определенное неудобство представляет невозможность включить его в работу в нужную минуту.
Не менее сложно сотрудничать с бухгалтером-надомником. Недостатки такого варианта:
- документы и реестры хранятся у него дома;
- практически невозможно убедиться в добросовестном выполнении им своих обязанностей;
- подготовленные документы попадают на подпись к руководителю не всегда вовремя;
- существует риск утери важных документов или информации, которую трудно или невозможно восстановить;
- внештатный работник обычно не подлежит ответственности за результаты своей работы.
Нанимая в фирму штатного бухгалтера, руководитель должен помнить о том, что для обеспечения работы понадобится:
- Приобрести бухгалтерскую программу;
- Установить информационные справочные базы;
- Приобретать специальные издания и оплачивать посещение семинаров, и т. д.
Последствия найма недобросовестного бухгалтера могут быть весьма печальными: может понадобиться восстановление утерянных документов и данных, а в самых сложных случаях — восстановление всей учетной документации. В любом случае, ликвидировать негативные последствия — очень дорого и сложно. Кроме того, неизбежны налоговые штрафные санкции. Особенно неприятно, если контролирующие органы начинают проверку бухгалтерской деятельности предприятия до того, как руководитель узнает, как на самом деле обстоят дела в бухгалтерии. Именно поэтому не стоит экономить на качественном бухгалтерском и налоговом учете.
Аутсорсинг — это оптимальное решение
В современных условиях обработка финансовой информации при выполнении коммерческих операций чаще всего происходит с привлечением специалистов сторонней организации. Этот метод ведения бухгалтерской деятельности получил название аутсорсинга.
Согласно ст. 6 Закона РФ «О бухгалтерском учете», руководитель имеет право привлекать для ведения бухучета специализированную организацию, которая имеет право подписывать все документы, относящиеся к бухгалтерской отчетности фирмы. Во многих странах подобная практика получила широкое распространение. В России подобные услуги тоже приобретают популярность.
Практика привлечения специалистов «со стороны» имеет как преимущества, так и слабые стороны.
Основное преимущество — комплексный подход. Компании, оказывающие услуги аутсорсинга, укомплектованы специалистами разного профиля (производство, торговля, услуги и т. д.). Это означает, что компания, решившая перейти на бухгалтерское сопровождение, получит в качестве сотрудника специалиста, занимающегося определенным видом деятельности. Если же возникнет необходимость в услугах других специалистов — их можно привлечь к работе в любой момент.
Если организация начинает заниматься новым видом деятельности, специалисты обслуживающей аутсорсинговой компании разрабатывают соответствующую методологию учета. Еще одна важная особенность аутсорсинговой компании — взаимозаменяемость сотрудников, при которой полностью исключен риск, связанный, например, с уходом работника в отпуск или на больничный.
Случается, что деятельность малого предприятия требует обращения к специалистам в юридической сфере, — например, когда возникает необходимость в судебном разбирательстве. Решить подобные вопросы можно, если привлечь к работе консультантов, разбирающихся в проблемах бизнеса и способных справиться с проблемой.
Кроме того, в специализированных компаниях действует внутренний контроль, позволяющий отслеживать, в каком состоянии находится ведение бухгалтерского учета у клиентов. Все эти возможности дают возможность вывести качество услуг аутсорсинговых организаций на высокий уровень.
Единственное неудобство, которое можно отметить при работе с такими организациями, — это физическое отсутствие специалиста в офисе. Однако телефонная связь с бухгалтером не прерывается на протяжении всего дня.
Масштабы аутсорсинга определяет заказчик
Малое предприятие, заказывая услуги аутсорсинга, выбирает объем этих услуг. С компанией, занимающейся учетом, можно наладить различные виды взаимодействия. Если предприятие ведет эпизодическую деятельность или выполняет сравнительно небольшое число операций, целесообразно выбрать комплексное ведение учета.
В том случае, типовые операции выполняются постоянно и в большом объеме, есть смысл нанять бухгалтера-операциониста, который займется первичными документами. Аутсорсинговая фирма при этом возьмет на себя обязанности главного бухгалтера: систематизировать данные, сводить их и представлять в соответствующие контролирующие органы.
В некоторых случаях аутсорсинговой компании поручается лишь участок работы — начисление зарплаты сотрудникам, например. Чаще всего это происходит, если в компании работает большое количество сотрудников, а значит, необходим персонифицированный учет, начисление суточных в случае командировок и т. д. К такой схеме целесообразно обращаться и тогда, когда головной офис и филиалы предприятия расположены в разных городах.
Кто еще прибегает к услугам аутсорсинга? Заказчиками часто становятся фирмы, принявшие решение диверсифицировать собственную деятельность, то есть дополнить, к примеру, занятия торговлей строительной работой. В этом случае бывает очень трудно быстро подобрать квалифицированного бухгалтера, разбирающегося в новом виде деятельности.
Некоторые фирмы осуществляют нетипичную деятельность: например, иностранная компания открывает филиал в Москве. В подобных случаях подбор грамотного бухгалтера тоже весьма проблематичен, так как специалист должен, помимо профессиональных навыков, владеть еще и юридическими знаниями, разбираться в международном законодательстве.
Критерии оценки фирмы, занимающейся аутсорсингом
Чтобы не разочароваться в сделанном выборе, следует обратить внимание на следующие моменты:
-
- Опыт, которым обладает компания, то есть на протяжении какого времени она ведет свою деятельность;
- Насколько часто меняется адрес офиса;
- Визуальное впечатление, которое производит офис и персонал;
- Список клиентов компании;
- Наличие и качество сайта в интернете;
- Наличие отзывов и рекомендаций клиентов;
- Готовность подписывать отчетность, и т. д.;
- Договорные отношения и их особенности.
Приступая к сотрудничеству с аутсорсинговой компанией, необходимо продумать и оформить по всем правилам договорные отношения. В каждом случае следует составить эксклюзивный договор, в котором будут зафиксированы, в числе прочих, и следующие нюансы:
-
- Возможность юридического сопровождения;
- Порядок предоставления заказчиком документов, подлежащих обработке;
- Осуществление встречных проверок, а также сверки с налоговыми органами.
В каждом конкретном случае договор продумывается и составляется особо. Индивидуально обсуждается время сотрудничества, объем и содержание требований. В целом, содержание договора зависит от пожеланий клиента, а также от сложности и объема задач, которые предстоит выполнять.
